Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkansuatu sistem yang memenuhi persyaratan:
- andal;
- sistematis;
- utuh;
- menyeluruh; dan
- sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
- penciptaan arsip;
- penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
- penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanandan akses arsip.
Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dinamis
- Penciptaan dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
- Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.